Maaş bordrosu ve SGK primleri: KOBİ için bordronun temelleri
Bir bordronun her satırı işletmeye ayrı bir maliyet bindirir. Brütten nete, SGK paylarından vergilere kadar bordroyu çözüyor ve bir çalışanın gerçek maliyetini hesaplıyoruz.
İlk çalışanınız için el sıkıştığınız rakam, ne yazık ki hesabınızdan çıkan rakam değildir. Küçük bir işletme sahibi olarak "aylık kırk bin lira" diye anlaştığınızı sanırsınız; ama ay sonunda maaş bordrosu önünüze geldiğinde işin aslını görürsünüz. O rakamın altında çalışanın eline geçen net tutar, üstünde ise işletmeye çıkan toplam maliyet vardır. Aradaki fark, ilk bakışta insanı şaşırtır.
Bu yazıda bordroyu kalem kalem açıyoruz: brüt ile net arasındaki fark, SGK işçi ve işveren payları, gelir ve damga vergisi, ve hepsinden önemlisi bir çalışanın işletmeye gerçek maliyeti. Güncel oranları ve tavan rakamlarını bilerek yazmıyoruz; onlar neredeyse her yıl değişir ve doğrusunu size mali müşaviriniz söyler. Buradaki amaç rakam ezberletmek değil, mantığı oturtmak.
Brüt maaş, net maaş ve aradaki uçurum
Brüt maaş, hiçbir kesinti yapılmadan önceki ham rakamdır; iş sözleşmesinde genelde bu yazar. Net maaş ise tüm yasal kesintiler düşüldükten sonra çalışanın banka hesabına geçen paradır. İkisinin arasındaki boşluğu, devlete ve sosyal güvenlik sistemine giden kesintiler doldurur.
Çalışan çoğu zaman "net" düşünür: eline ne geçecek? İşveren ise "brüt" ve hatta ötesini düşünmek zorundadır, çünkü faturanın tamamı sonunda ona çıkar. Bu iki bakış açısını en baştan ayırmak, ileride yaşanacak pek çok yanlış anlaşmayı önler.
Basit bir öneri: bir çalışanla anlaşırken rakamın brüt mü net mi olduğunu açıkça konuşun. "Otuz beş bin" demek yetmez. "Otuz beş bin brüt" ile "otuz beş bin net", işletmeye tamamen farklı maliyetler bindirir; ikisini karıştırmak, ay sonunda tatsız bir sürprize dönüşür.
Bordronun satırları: kim ne keser?
Bir bordroyu ilk kez gören işveren, satır sayısı karşısında biraz bunalır. Oysa her satırın mantığı basittir; hepsi brüt maaştan başlar ve belirli bir kural ya da oranla hesaplanır. Çalışanın payından düşen başlıca kesintiler şunlardır:
- SGK işçi payı: Çalışanın emeklilik, genel sağlık ve kısa vadeli sigorta kollarına yaptığı katkıdır; brüt maaş üzerinden hesaplanıp çalışanın payından kesilir.
- İşsizlik sigortası işçi payı: Çalışan işsiz kaldığında devreye giren fona yapılan küçük bir katkıdır ve yine brütten düşülür.
- Gelir vergisi: Maaş bir gelir olduğu için vergilenir. Vergi, kümülatif bir matrah üzerinden ve artan oranlı dilimlerle hesaplanır; yıl ilerledikçe dilim yükselince net maaş bir miktar düşebilir.
- Damga vergisi: Bordro resmi bir belge sayıldığından üzerinden küçük oranlı bir damga vergisi alınır.
Bu kesintilerin toplamı brütten düşülünce net maaş ortaya çıkar. Buradaki gelir vergisi, çalışanın maaşından kaynağında kesilen bir vergidir; işletmenin kendi kârı üzerinden ödediği gelir vergisi ve geçici vergiyle karıştırılmamalıdır. İkisi bambaşka mekanizmalardır.
İşveren payı: faturanın görünmeyen yarısı
Şimdi işvereni asıl ilgilendiren kısma geldik. Yukarıdaki kesintiler çalışanın cebinden çıkar. Ama sosyal güvenlik sisteminin bir de işveren payı vardır ve bu, brüt maaşın üstüne eklenir. Yani çalışanın brütü yüz ise, işverenin cebinden çıkan bu yüzden fazladır.
- SGK işveren payı: İşverenin, çalışanın sigortası için ödediği primdir; brüt maaşa eklenir ve doğrudan işletmenin maliyetidir.
- İşsizlik sigortası işveren payı: İşsizlik fonuna işverenin yaptığı katkıdır ve yine brütün üzerine biner.
Bu iki kalem bordronun "görünmeyen" tarafıdır: çalışanın maaş pusulasında doğrudan gözükmez, ama işverenin banka hesabından her ay eksiksiz çıkar. İşe alım kararını verirken bu payları hesaba katmamak, bütçeyi daha ilk günden yanlış kurmak demektir.
Bazı işverenler yıllarca yalnızca net maaşı maliyet sanarak bütçe yapar, sonra da nakit akışında sürprizle karşılaşır. Oysa gerçek rakam epeyce yukarıdadır. İşte bu yüzden "bu çalışan bana kaça mal oluyor?" sorusunun cevabı asla net maaş değildir; hatta çoğu zaman brüt maaş bile değildir.
Bir çalışanın gerçek maliyeti nasıl hesaplanır?
Bir çalışanın işletmeye toplam maliyeti şu basit mantıkla bulunur: brüt maaş + işverenin ödediği SGK ve işsizlik primleri. Net maaş, bu toplamın yalnızca çalışanın eline geçen kısmıdır; aradaki her şey vergi ve prim olarak sistemin içine akar.
Somut düşünelim: bir çalışanla brüt üzerinden anlaştınız diyelim. Onun eline geçen net, bu brütün altındadır; çünkü SGK işçi payı ile gelir ve damga vergisi brütten düşülür. İşverene toplam maliyet ise brütün üstündedir; çünkü SGK ve işsizlik işveren payları brütün üzerine biner. Yani tek bir brüt rakamı, aslında üç ayrı sayı doğurur: net, brüt ve işveren maliyeti. Bordroyu okumayı öğrenmek, işte bu üç sayıyı birbirinden ayırabilmektir.
Bu maliyeti düşünürken bordronun dışındaki kalemleri de unutmamak gerekir: yıllık izin, ihbar ve kıdem tazminatı karşılığı, yemek ve yol yardımı, ikramiye. Bunların bir kısmı her ay nakit çıkışı yaratmasa da bir gün mutlaka ödenecek bir yükümlülüktür. Sağlıklı bir işletme, kıdem tazminatını bugünden zihnen bir kenara ayırır.
Personel gideri, çoğu hizmet ve perakende işletmesinde en büyük gider kalemidir. El yapımı mum satan iki kişilik bir atölye düşünün: bir çift el daha katmak, yalnızca bir net maaş değil, üstüne primler ve ileride ödenecek tazminat demektir. Bu yüzden işe almadan önce, o kişinin yaratacağı ek ciro ya da tasarrufun toplam maliyeti karşılayıp karşılamadığını soğukkanlılıkla hesaplamak gerekir. Bu rakam, işletmenin gelir tablosuna doğrudan yansır.
Asgari ücret, istisnalar ve teşvikler
Bordro dünyasında iki rakam her şeyin çıpasıdır: asgari ücret ve primlere esas kazancın tavanı. Asgari ücret, yasal olarak ödenebilecek en düşük brüt maaştır ve primlerin alt sınırını belirler. Tavan ise primlerin hesaplandığı üst sınırdır; çok yüksek maaşlarda primler bu tavana kadar hesaplanır.
Devlet, istihdamı desteklemek için çeşitli teşvik ve istisnalar uygular. Belirli koşullarda asgari ücrete denk gelen kısım gelir ve damga vergisinden istisna tutulabilir, ya da işveren prim payının bir bölümü devletçe karşılanabilir. Bu teşvikler işverenin gerçek maliyetini hatırı sayılır ölçüde düşürebilir; ama koşulları vardır ve herkes yararlanamaz.
Burada dürüst olmak gerekiyor: bu rakamlar ve teşvik koşulları neredeyse her yıl, bazen yıl içinde değişir. Bu yazıda bilerek güncel oran vermiyoruz. Doğru ve güncel hesap için düzgün bir ön muhasebe düzeni kurmak ve bir mali müşavirle çalışmak şarttır. Bordro tahminle değil, kuralla yapılır.
Kesintiler nereye beyan edilir?
Bordroda kestiğiniz vergi ve primler sizde kalmaz; belirli günlerde devlete beyan edilip ödenir. Gelir ve damga vergisi stopajı ile SGK primleri, muhtasar ve prim hizmet beyannamesiyle bildirilir. Yani bordro yalnızca bir hesap tablosu değil, aynı zamanda bir beyan ve ödeme takvimidir.
Ödeme günlerini kaçırmak gecikme faizi ve idari para cezası doğurur. Küçük bir işletmede bu tarihler kolayca gözden kaçar; bu yüzden bordro sürecini net bir takvime bağlamak, ay sonu telaşını baştan ortadan kaldırır. Çoğu zaman basit bir hatırlatıcı bile ceza tutarından ucuza gelir. Beyan ve ödemeyi çoğu işletmede müşavir yürütür, ama sorumluluk son tahlilde işverenindir; bu yüzden takvimi sizin de bilmeniz gerekir.
Bordroyu tahmine bırakmayın
Rocketly, personel giderlerinizi ve ödeme takviminizi tek ekranda toplayıp müşavirinizle paylaşmanızı kolaylaştırır.
Rocketly'yi ücretsiz deneyinKüçük işletmelerin sık yaptığı hatalar
- Net üzerinden bütçe yapmak: Yalnızca çalışanın eline geçeni maliyet sanmak, en yaygın ve en pahalı hatadır; gerçek yük, işveren primleriyle çok daha yüksektir.
- Kıdem tazminatını unutmak: Bugün nakit çıkışı yaratmadığı için görünmez, ama bir gün mutlaka ödenir; karşılık ayırmayan işletme o gün zorlanır.
- Kayıt dışı ya da düşük bordro: Çalışanı asgari ücretten gösterip farkı elden ödemek kısa vadede ucuz görünür; uzun vadede ceza, dava ve güven kaybı olarak geri döner.
- Kümülatif vergiyi çalışana anlatmamak: Yıl ortasında neti düşen çalışan sebebini bilmezse morali bozulur; iki cümlelik bir açıklama çoğu gerginliği çözer.
Bordroda ucuza kaçmak, çoğu zaman en pahalı tasarruf yöntemidir.
Bordroyu kim hazırlamalı: müşavir mi, yazılım mı?
Dürüst cevap: ikisi birden, ama farklı işler için. Bordronun yasal hesabını, güncel oranları ve beyanları bir mali müşavir yapar. Bu, küçük bir işletmenin tek başına doğru yürütebileceği bir iş değildir ve yanlışının maliyeti yüksektir; müşavirsiz bordro yürütmeyi kimseye önermeyiz.
Yazılımın rolü ise farklıdır: müşavirinizin ürettiği bordroyu işletmenin geri kalanıyla birleştirmek. Personel giderlerini nakit akışınıza, satış performansınıza ve kasa ve banka hareketlerinize bağladığınızda, "bu ekip bana kaça mal oluyor, karşılığında ne üretiyor?" sorusunu tek bakışta yanıtlarsınız. Rakamı üreten müşavir, o rakamı işletme diline çevirense sizsiniz; iyi bir yazılım bu çeviriyi kolaylaştırır. Müşavir doğruluğu sağlar, yazılım görünürlüğü.
Sıkça sorulan sorular
Çalışanla brüt mü net mi konuşmalıyım?
İş sözleşmesinde brüt maaş esastır, ama çalışan çoğunlukla neti merak eder. En sağlıklısı, anlaşırken rakamın brüt mü net mi olduğunu açıkça belirtmektir; aksi halde iki taraf farklı sayılar düşünür ve sonra anlaşmazlık çıkar.
Bir çalışanın işverene toplam maliyeti nasıl bulunur?
Kısaca brüt maaşa işverenin ödediği SGK ve işsizlik primleri eklenir. Buna kıdem ve ihbar tazminatı karşılığı, izin, yemek ve yol gibi yan haklar da dahildir. Net maaş bu toplamın yalnızca bir parçasıdır.
Çalışanın net maaşı yıl içinde neden düşüyor?
Gelir vergisi kümülatif matrah üzerinden hesaplanır; yıl ilerleyip üst vergi dilimine geçildiğinde aynı brütten daha fazla vergi kesilir ve net maaş bir miktar azalır. Bu bir hata değil, sistemin normal işleyişidir.
Bordroyu kendim yapabilir miyim?
Teknik olarak mümkün olsa da önerilmez. Oranlar, tavanlar ve teşvikler sık değişir; bir mali müşavirle çalışmak hem yasal riski hem de zaman kaybını ciddi biçimde azaltır.
Teşvikler işveren maliyetini gerçekten düşürür mü?
Evet, belirli koşullarda gelir vergisi istisnası ya da işveren SGK payına yönelik destekler gerçek maliyeti azaltabilir. Ancak koşullar ve oranlar sık değiştiği için, hangi teşvikten yararlanabileceğinizi mutlaka mali müşavirinizle netleştirin.
Bordro, ilk bakışta korkutucu görünen ama mantığı oturunca berraklaşan bir konudur. Aklınızda tek bir cümle kalacaksa şu olsun: bir çalışanın maliyeti, onun eline geçen net maaş değildir; onun hayli üstündedir. Bu farkı en baştan görmek, sağlıklı fiyatlama ve sağlıklı istihdam kararlarının temelidir. Hesabın yasal kısmını gönül rahatlığıyla müşavirinize bırakın; ortaya çıkan rakamları işletmenizin geri kalanıyla birleştirip anlamlandırma işini ise Rocketly gibi bir araçla tek ekrana taşıyın. İyi kurulmuş bir bordro düzeni, ay sonlarını telaş değil, sıradan bir rutin haline getirir.