Eğitim kurumu için CRM: kayıt hattı, takip ve yeniden kayıt

Bir eğitim kurumu — bir okul, kurs sağlayıcısı, dil okulu, etüt merkezi ya da meslek eğitim kuruluşu — sınıflarını doldurmak ve öğrencilerini dönem dönem tutmak üzerine yaşar. İki tekrar eden zorluk vardır. Birincisi, aday öğrencilerden ve velilerden gelen başvuruları kayda dönüştürmektir: ilgi çoktur, ama takip yavaştır ve bazı başvurular sessizce kaybolur. İkincisi, yeniden kayıt ve devamlılıktır: bir dönemi ya da kursu bitirip devam etmeyen öğrenciler. Üstüne bir de öğrenciler ve velilerle iletişim vardır. Birçok kurum bunu tablolar, e-posta ve sekreterlik hafızasıyla yürütür — ve bu hem kayıtları sızdırır hem öğrencilerin uzaklaşmasına izin verir. Bir CRM, kuruma aday ve mevcut öğrenciler, kayıt hattı, takip ve iletişim için tek bir sistem verir. Bu yazı bir CRM'in bir eğitim kurumu için ne yaptığını, en çok nerede kayıt koruduğunu ve sınırlarının nerede olduğunu anlatır.

Bir sistem olmadan kurumlar neden kayıt kaybeder?

Merkezi bir sistem olmadan aynı sorunlar kurum kurum tekrarlar. Takip edilmeyen başvurular: bir aday öğrenci ya da veli ilgi gösterir, ama kimse zamanında geri dönmezse, başka bir kuruma kaydolur. Yavaş yanıt: ilgi en yüksekken hemen yanıt verilmezse, aday soğur — eğitimde de hız dönüşümü belirler. Dağınık öğrenci ve veli bilgisi: bir öğrencinin ve ailesinin iletişimi, geçmişi ve durumu farklı yerlere dağıldığında, kurum her seferinde sıfırdan başlar. Kaybedilen yeniden kayıtlar: bir dönem biter, öğrenci takip edilmezse devam etmeyi düşünmez ve sessizce ayrılır.

Eğitim +CRMÖğrenci kaydıKayıt hattıHatırlatmalarVeli iletişimiKayıt yenilemeTavsiyeler

Ortak nokta, kurumun öğrenci ilişkisinin tek, güvenilir bir yerde tutulmak yerine tablolara, e-postaya ve hafızaya dağılmış olmasıdır. Bir CRM bunu, her aday ve mevcut öğrencinin, başvurunun, hatırlatmanın ve konuşmanın tek kaydı hâline gelerek ele alır — böylece hiçbir başvuru, hiçbir hatırlatma ve hiçbir yeniden kayıt fırsatı çatlaklardan kaymaz.

Kayıt hattı

Yeni öğrenci kazanmak, CRM terimleriyle bir satış sürecidir ve onu öyle ele almak büyük bir kazanımdır. Her başvuru, ister telefon, ister web formu, ister tavsiyeyle gelsin, net aşamalardan geçen izlenen bir kayıt olur: ilk başvuru, tanıtım veya deneme dersi planlandı, görüşme yapıldı, kaydoldu. Bu hatla hiçbir aday öğrenci unutulmaz, her başvuru zamanında yanıt alır ve kurum ne kadar ilginin gerçekten kayda dönüştüğünü görebilir. Bu, lead yönetiminin eğitime uygulanmış hâlidir: aday öğrenciler yalnızca toplanmaz, kayda kadar yönlendirilir ve beslenir. Başvuruyu gelişigüzel ele alan kurumlar, reklamla ya da tavsiyeyle zaten yarattıkları ilgiyi boşa harcar; onu bir hat olarak yönetenler aynı ilgiden daha fazla öğrenci kazanır.

Hızlı, düzenli takip ve hatırlatmalar

Bir aday öğrenci başvurduğunda hız her şeydir; ilk dakikalarda ya da saatlerde verilen bir yanıt, günler sonra gelen birinden çok daha sık kayda dönüşür. Bir CRM, her başvuru için bir takip görevi oluşturur, böylece hiçbir aday cevapsız kalmaz. Ayrıca tanıtım günleri, deneme dersleri ve kayıt son tarihleri için otomatik hatırlatmalar gönderebilir, böylece adaylar bir adımı kaçırmaz. Öğrenciler ve veliler farklı kanalları tercih ettiği için, bu hatırlatma ve mesajların çok kanallı iletişimle — SMS, e-posta veya mesajlaşma yoluyla — gitmesi ulaşma oranını artırır. Hızlı ve düzenli takip, çoğu kurumun zaten yarattığı ilgiyi daha fazla kayda çevirir.

Tek öğrenci ve aile kaydı

Tüm bunların altında tek bir öğrenci kaydı yatar. Bir öğrencinin durumunu her seferinde dağınık notlardan kurmak yerine, kurumda yetkili herkes tek bir kaydı açıp öğrencinin kim olduğunu, ailesini, geçmiş iletişimi ve neyin beklediğini görebilir. Bu, öğrencilere ve velilere her temasta tanınmış hissettirir — bu da güven ve sadakat yaratır. Bu paylaşılan kayıt, herhangi bir CRM'in altında yatan ilkenin aynısıdır; CRM nedir rehberimiz bu fikri açıklar. (Bunun not, ders programı veya akademik kayıt sistemi değil, ilişki ve iletişim kaydı olduğunu unutmayın — öğrenci bilgi sistemiyle yan yana çalışır.)

Yeniden kayıt: öğrencileri dönem dönem tutmak

Bir eğitim kurumunun en istikrarlı geliri devam eden öğrencilerden gelir, bu yüzden yeniden kayıt gerçek bir varlıktır. Bir öğrenci bir dönemi bitirir ama takip edilmezse, devam etmeyi kolayca unutur ya da ertesi yıl başka bir yere gider. Bir CRM, kurumun her öğrencinin nerede olduğunu izlemesine, dönem sonuna yaklaşırken yeniden kayıt için zamanında ulaşmasına ve devamlılığı bir süreç olarak yönetmesine yardımcı olur. Bu, müşteri elde tutmanın eğitim sürümüdür: memnun ve doğru zamanda hatırlatılan bir öğrenci yeniden kaydolur; unutulan bir öğrenci kaybedilir. Yeniden kaydı sistemli yönetmek, çoğu kurumun en büyük büyüme kaldıracıdır.

Veli iletişimi

Özellikle daha genç öğrencilerde karar veren ve ödeyen çoğu zaman velilerdir, bu yüzden onlarla iyi iletişim kayıt ve devamlılık için kritiktir. Bir CRM, bir öğrencinin yanında velilerinin de kaydını tutabilir, böylece kurum doğru kişiyle doğru zamanda — ilerleme güncellemeleri, duyurular, kayıt hatırlatmaları — iletişim kurar ve her konuşma tek bir yerde görünür. Veliler dinlenmiş ve bilgilendirilmiş hissettiğinde, hem kaydolma hem devam etme olasılığı artar.

Uzaklaşan adayları ve eski öğrencileri yeniden kazanmak

Aktif kayıt hattının ötesinde, her kurumun daha sessiz bir varlığı vardır: bir zamanlar ilgilenen ama kaydolmayan adaylar ve ayrılmış eski öğrenciler. Tablo-ve-hafıza düzeninde bunlar etkili biçimde görünmezdir, çünkü altı ay önce sorup kaydolmayan birini ya da geçen yıl ayrılmış bir öğrenciyi işaretleyen hiçbir şey yoktur. Bir CRM onları görünür kılar. Her adayın ve öğrencinin geçmişini tuttuğu için, kurum bu listeyi yeniden ele alabilir ve kasıtlı bir yeniden etkileşim teması yürütebilir: yeni bir dönem ya da program için geri dönmeye davet eden dostça bir mesaj. Bir kısmı başka yerde kalmış olacaktır, ama anlamlı bir kısmı yalnızca sürüklenmiştir ve hatırlatıldığında geri döner. Bu listenin bir kısmını bile yeniden kazanmak, çoğu zaman sıfırdan yeni öğrenci kazanmaktan daha kolaydır.

Somut bir örnek

Başvuruları bir tabloda, takipleri sekreterliğin aklında tutan bir kurs merkezi düşünün. Bazı başvurular yoğun kayıt dönemlerinde geri dönülmeden kalır ve adaylar başka yere giderdi; deneme dersine gelen birçok aday takip edilmediği için kaybolurdu; ve dönem biten öğrenciler yeniden kayıt için hatırlatılmadığı için devam etmezdi. Bir CRM benimsedikten sonra her başvuru net bir sonraki adımı olan izlenen bir kayıt olur, böylece hiçbiri düşmez ve yanıtlar hızlanır. Her öğrencinin ve ailesinin geçmişi tek bir kayıttadır, böylece iletişim kişiseldir. Dönem sonuna yaklaşırken yeniden kayıt hatırlatmaları gider ve devam oranı yükselir. Bir yıl sonra kurum başvurularından daha fazla kayıt, daha fazla devam eden öğrenci ve daha düzenli bir iletişim görür — ek personel eklemeden.

Bir CRM eğitim için ne işe yarar, ne işe yaramaz?

Kapsam konusunda net olmakta fayda var. Bir CRM, kurumun ilişki ve kayıt tarafında üstündür: aday ve mevcut öğrenciler, kayıt hattı, takip, hatırlatmalar, öğrenci-veli iletişimi, yeniden kayıt ve tavsiyeler. Tek başına, ders programı, notlar, devamsızlık veya ders içeriği gibi akademik işlevlere sahip bir öğrenci bilgi sistemi (SIS) ya da öğrenme yönetim sistemi (LMS) değildir; kurumlar bunun için ayrı yazılım kullanır. Bir CRM'i düşünmenin dürüst yolu, kurumun sınıflarını dolduran, öğrencileri tutan ve hiçbir başvuruyu düşürmeyen sistem olarak görmektir — altında hangi akademik yazılım olursa olsun, öğrenci ilişkisinin üzerindeki bağ katmanı. İkisi birlikte iyi çalışır.

Rocketly bir eğitim kurumuna nasıl uyar?

Rocketly, bir kuruma öğrenci ilişkileri ve sınıfları doldurma ile öğrencileri tutma işi için tek bir yer verir. Her aday ve mevcut öğrenci, ailesi ve geçmişiyle tek bir kayda sahip olabilir; başvurular bir kayıt hattından akabilir; takipler ve hatırlatmalar otomatikleşebilir; ve yeniden kayıt zamanı geldiğinde nazikçe hatırlatılabilir. Her şey tek bir kayıt ve tek bir zaman çizelgesinde yaşadığı için, yetkili herkes tüm resmi görür. Tüm bunun dayandığı temeli anlamak için CRM nedir rehberimizle başlayın ve kurumunuzun hangi kısımlarının ilişkiyle ilgili, hangilerinin yanında akademik yazılıma ihtiyaç duyduğunu düşünün.

Sonuç

Bir eğitim kurumu dolu sınıflar ve devam eden öğrenciler üzerinde yaşar ve ikisini de tablolardan ve hafızadan yönetmek kayıt sızdırır. Bir CRM, daha fazla başvuruyu kayda dönüştüren bir hat, hiçbir adayın cevapsız kalmamasını sağlayan hızlı takip ve hatırlatmalar, öğrencileri dönem dönem tutan yeniden kayıt ve öğrenci-veli ilişkisini hatırlayan tek bir kayıt verir. En iyi yaptığı şey için kullanıldığında, bir kurumun idari yükünü büyütmeden daha dolu sınıflar, daha yüksek devam ve daha düzenli iletişim elde etmesini sağlar. Başvurularınızı bir hat olarak izleyerek ve dönem sonu yeniden kayıt hatırlatmalarını tek bir sistemde kurarak başlayın, oradan inşa edin.