ETBİS kaydı ve e-ticaret sitesi yasal zorunlulukları

Ankara'da butik ev tekstili satan küçük bir ekip siteyi üç haftada ayağa kaldırdı: ürün fotoğrafları temiz, kargo anlaşması hazır, reklam bütçesi açık. İlk ayın sonunda bir müşteri iade talebiyle geldi, anlaşamadılar, konu tüketici hakem heyetine taşındı. O aşamada ortaya çıkan sorun ürünle ilgili değildi. Sitede ön bilgilendirme formu yoktu, mesafeli satış sözleşmesi sipariş akışına hiç bağlanmamıştı, işletme künyesi yarım kalmıştı. Satış tarafı kusursuz kurulmuştu; hukuki iskelet hiç kurulmamıştı.

Bu yazı, o iskeleti doğru sırayla kurmanın yol haritası. ETBİS'in ne olduğunu ve neden var olduğunu, kimlerin kapsama girdiğini, başvuru öncesinde neyi hazırlamanız gerektiğini, sitede hangi bilgilerin ve hangi metinlerin bulunması gerektiğini, ticari ileti izninin bu resme nerede oturduğunu, pazaryerinde satarken sorumluluğun nerede başlayıp bittiğini ve kayıttan sonra sürüp giden yükümlülükleri anlatıyor. Bilinçli olarak hiçbir eşik, tutar, ceza miktarı veya tarih vermiyoruz: kapsam ve eşikler mevzuat değişiklikleriyle güncellenir; kendi durumunuz için Ticaret Bakanlığı'nın resmî kaynağını ve mali müşavirinizi ya da hukukçunuzu teyit edin.

1İşletme kaydı2ETBİS başvurusu3Sitede zorunlu bilgi4Sözleşme metinleri5Sürekli yükümlülük

ETBİS nedir ve neden var?

ETBİS, Türkiye'de elektronik ticaret faaliyetlerinin kayıt altına alındığı merkezî bilgi sistemidir. Amacı basit: internette kimin, hangi tüzel kişilik adına, hangi alan adı üzerinden satış yaptığını görünür kılmak. Tüketici bir siteden alışveriş yaparken karşısındakinin gerçek bir işletme olup olmadığını doğrulayabilsin, kamu tarafı da e-ticaret hacmini ve aktörlerini takip edebilsin diye kurulmuş bir kayıt ve bildirim altyapısıdır.

Uygulamada ETBİS iki işlev görür. Birincisi kayıt: elektronik ticaret ortamında faaliyet gösteren hizmet sağlayıcılar ve aracı hizmet sağlayıcılar sisteme kaydolur, alan adı ve işletme bilgilerini eşleştirir. İkincisi bildirim: faaliyetle ilgili belirli bilgiler dönemsel olarak beyan edilir. Kayıt, bir kereye mahsus bir formalite değil; işletmenin yaşayan bir kaydıdır ve bilgileriniz değiştikçe güncellenmesi beklenir.

Bu sistemi bir "izin" gibi değil, bir "kimlik doğrulama" gibi düşünün. ETBİS kaydı size satış hakkı vermez — zaten şirket kurulumuyla o hak vardır. ETBİS, o hakkı kullandığınız dijital adresi kamuya bağlar.

Pratik faydası da var: kaydı tamamlanmış bir işletme, tüketici tarafında doğrulanabilir görünür. Bir müşteri sitenizin arkasında gerçek bir tüzel kişilik olduğunu teyit edebiliyorsa, sepeti terk etme nedenlerinden biri ortadan kalkar. Yani kayıt yalnızca idari bir yük değil, satışın güven ayağının bir parçasıdır.

Kimler kapsama giriyor?

Burada en çok karıştırılan nokta, "ben küçüğüm, beni ilgilendirmez" varsayımıdır. Kapsam satış hacminden çok satışın yapıldığı ortama ve rolünüze göre şekillenir. Üç tipik durumu ayırmak işi netleştirir.

Kendi web sitesinden satış

Kendi alan adınız üzerinden ürün veya hizmet satıyorsanız hizmet sağlayıcı konumundasınız ve kaydın doğrudan muhatabı sizsiniz. Site ister kiralık bir altyapıda ister kendi sunucunuzda olsun fark etmez; belirleyici olan, sipariş ve ödemenin sizin alan adınız üzerinden tamamlanmasıdır.

Sosyal medya üzerinden satış

Instagram, TikTok veya WhatsApp üzerinden düzenli, ticari nitelikte satış yapmak "hobi" sayılmaz. Vitrin bir sosyal medya hesabı olsa bile faaliyetin kendisi elektronik ticarettir. Burada dikkat edilecek şey, satışın süreklilik ve kazanç amacı taşıyıp taşımadığıdır; ikisi de varsa vergisel ve idari yükümlülükler de vardır.

Pazaryeri satıcısı

Trendyol, Hepsiburada, Amazon gibi platformlarda mağazanız varsa, platform aracı hizmet sağlayıcı olarak kendi kaydını taşır; sizin konumunuz ise o platform üzerinden satış yapan hizmet sağlayıcıdır. Platformun kaydı sizin yükümlülüğünüzü otomatik olarak ortadan kaldırmaz. Kayıt yaklaşımının nasıl işlediği ve hangi bilgilerin platform tarafından toplu bildirildiği zaman içinde değişebildiği için, bu ayrımı her yıl yeniden kontrol etmek gerekir.

E-ticarette denetim, siteniz büyüdüğünde değil, ilk şikâyet geldiğinde kapınızı çalar. Hukuki iskeleti ilk siparişten önce kurmak, sonradan kurmaktan her zaman ucuzdur.

Başvurudan önce elinizde ne olmalı?

ETBİS başvurusu, hazırlıklı gidildiğinde kısa bir işlemdir; hazırlıksız gidildiğinde haftalarca sürüncemede kalır. Başvuruya oturmadan önce şu dosyayı tamamlayın:

• İşletme kaydı: Şahıs işletmesi ya da şirket olarak vergi kaydınız, MERSİS/ticaret sicil bilgileriniz ve faaliyet konunuz e-ticaretle uyumlu biçimde tanımlanmış olmalı.
• Alan adı sahipliği: Kullandığınız alan adının işletme adına kayıtlı olması ve sahipliğin teknik olarak doğrulanabilmesi gerekir; alan adı kurucunun kişisel hesabında duruyorsa önce bunu düzeltin.
• Elektronik tebligat adresi: KEP hesabı ve işletmeye ait kurumsal e-posta, bildirimlerin size ulaşmasının tek güvenilir yoludur; kişisel bir posta hesabı bu işi görmez.
• İletişim bilgileri: Gerçek bir telefon, gerçek bir adres ve müşteri mesajlarının düzenli okunduğu bir kanal — sitede yazacağınız bilgilerin aynısı.
• Yetkili kimlik doğrulaması: Başvuruyu yapacak kişinin e-imza veya mobil imzayla işlem yapabiliyor olması süreci hızlandırır.

Bu maddelerin hiçbiri tek başına zor değildir; zorluk, hepsinin aynı anda tutarlı olmasında. Alan adı bir isimde, vergi kaydı başka bir isimde, sitedeki iletişim bilgisi üçüncü bir yerdeyse başvuru takılır. Başlamadan önce üç kaynağı yan yana koyup birebir eşleştirin.

Bu hazırlığın büyük kısmı zaten siteyi kurarken yapılması gereken işlerdir. Siteyi henüz kurmadıysanız, web sitesi nasıl kurulur rehberimizdeki alan adı ve barındırma adımlarını bu listeyle birlikte ilerletin. Altyapı kararını hâlâ vermediyseniz e-ticaret altyapısı seçimi yazısı kiralık, açık kaynak ve pazaryeri seçeneklerini karşılaştırıyor; burada o tartışmaya girmiyoruz.

Sitede mutlaka bulunması gereken bilgiler

Ziyaretçi, sipariş vermeden önce kiminle iş yaptığını görebilmelidir. Uygulamada bu, sitenin altbilgisinde ve ayrı bir "İletişim" ya da "Hakkımızda" sayfasında yer alan bir künyeye karşılık gelir.

Künyede işletmenin ticaret unvanı, vergi dairesi ve vergi numarası, MERSİS numarası, açık adresi, telefon numarası ve e-posta adresi bulunur. Bunun yanında teslimat koşulları, kargo süreci, iade ve cayma hakkına ilişkin açıklamalar, ödeme yöntemleri ve varsa ek masraflar da erişilebilir olmalıdır. Bilgi "var" olması yetmez, "bulunabilir" olması gerekir: sipariş akışının içinde, kullanıcının okumadan geçemeyeceği yerde durmalıdır.

Ürün sayfalarında ise fiyatın vergiler dâhil gösterimi, kargo bedelinin ayrıca belirtilmesi ve stok/teslim süresi bilgisi beklenir. Kampanyalı ürünlerde kampanyanın koşulları ve süresi net yazılmalıdır.

Zorunlu metinler ailesi

E-ticaret sitesinin hukuki tarafı tek bir sözleşmeden ibaret değildir; birbirini tamamlayan bir metin ailesi vardır. Hangisinin ne işe yaradığını ayırmak, kopyala-yapıştır hatalarının önüne geçer.

Metin	Ne işe yarar	Nerede durur
Ön bilgilendirme formu	Sipariş öncesi ürün, fiyat, teslimat ve cayma bilgisini özetler	Ödeme adımından önce onaylanır
Mesafeli satış sözleşmesi	Taraflar arasındaki satış ilişkisini kurar	Sipariş onayında kabul edilir
KVKK aydınlatma metni	Kişisel verinin neden işlendiğini açıklar	Form ve üyelik adımlarında
Çerez politikası	Takip teknolojilerini ve tercihleri yönetir	İlk ziyarette çerez bandı ile
İade ve cayma bilgisi	Süreci ve istisnaları anlatır	Ayrı sayfa ve sipariş sonrası e-posta

Bu metinlerin en kritiği mesafeli satış sözleşmesidir; içeriği ve sipariş akışına nasıl bağlanacağı mesafeli satış sözleşmesi yazısında ayrıntılı anlatılıyor. Aydınlatma metni ve çerez bandını birlikte kurmak isterseniz çerez politikası ve KVKK aydınlatma metni rehberi pratik bir şablon mantığı sunuyor. Veri işleme hacminiz belli bir düzeye ulaştığında ayrıca sicil kaydı gündeme gelir; VERBİS kaydı yazısı kimlerin bu kapsama girdiğini anlatıyor.

Ticari elektronik ileti izni ve İYS

Sipariş veren bir müşteriye kampanya SMS'i göndermek, "zaten müşterim" gerekçesiyle serbest değildir. Ticari elektronik iletiler için önceden alınmış, kaydı tutulan ve geri alınabilir bir onay gerekir. Onayın kanalı da önemlidir: SMS için alınan izin, e-posta için otomatik olarak geçerli sayılmaz.

İzinlerin merkezî olarak tutulduğu yapıya kaydolmak ve listenizi buraya yüklemek, hem denetim hem de itibar açısından koruyucudur. Bunun nasıl işlediğini ticari elektronik ileti izni ve İYS yazısında adım adım anlatıyoruz. CRM tarafında yapılacak iş, izin durumunu her kişi kaydında görünür bir alan olarak tutmak ve pazarlama listelerini bu alana göre filtrelemektir; Rocketly'de segmentleri bu tür bir alana bağlayıp izinsiz kayıtları gönderim dışında bırakabilirsiniz.

Ödeme, güvenlik ve teknik zemin

Hukuki iskeletin görünmeyen ayağı teknik taraftır. Sitenin tamamında geçerli bir SSL sertifikası, ödeme sağlayıcısıyla imzalanmış bir sözleşme ve kart verisinin sizin sunucunuzda tutulmadığı bir akış, hem mevzuat hem müşteri güveni açısından temel beklentidir.

Ödeme sağlayıcısı seçerken sözleşmedeki iade, ters ibraz ve hakediş maddelerini okuyun; sorun çıktığında müşteriyle aranızdaki ilişkiyi bu maddeler belirler. Sipariş ve ödeme verisinin muhasebeye nasıl aktığı da baştan planlanmalıdır. Vergisel tarafın genel çerçevesi için e-ticaret vergilendirmesi yazısına bakabilirsiniz; fatura, cari ve tahsilat kayıtlarını tek yerde tutmak, bir denetim sorusuna cevap vermenin en hızlı yoludur.

Tüketici şikâyeti ve uyuşmazlık kanalları

Bir müşteri memnun olmadığında önce size yazar. Bu ilk temasın kaydının tutulması, kimin ne zaman ne söylediğinin görülebilmesi, sonraki her adımı kolaylaştırır. Şikâyet çözülmezse konu tüketici hakem heyetine veya tüketici mahkemesine taşınabilir; o aşamada elinizde sipariş kaydı, onaylanmış sözleşme metni, kargo takip bilgisi ve yazışma geçmişi olmalıdır.

İade ve cayma süreçlerini müşteri lehine, ama kurallı işletmek en ucuz savunmadır. Tüketici hakları ve iade süreçleri yazısı bu akışı ayrıntılandırıyor. Ortak gelen kutusu kullanan ekipler burada avantajlıdır: WhatsApp'tan gelen bir şikâyetle e-postadan gelen bir talebin aynı müşteri kaydında birleşmesi, "bu konuşmayı kim yaptı?" sorusunu ortadan kaldırır.

Pazaryerinde satıyorsanız ne sizde, ne platformda?

Pazaryeri, aracı hizmet sağlayıcı olarak vitrini, ödeme altyapısını ve çoğu zaman kargo entegrasyonunu üstlenir. Ürün bilgisinin doğruluğu, ürünün mevzuata uygunluğu, garanti ve satış sonrası hizmet ise satıcıdadır. Platformun sözleşme metinlerini kullanıyor olmanız, ürün açıklamanızdaki yanlış bir vaadin sorumluluğunu platforma devretmez.

Uygulamada en sık görülen hata, pazaryerinde satıp aynı zamanda kendi sitesini açan işletmelerin kendi sitelerini "ikinci vitrin" sanıp metinleri eksik bırakmasıdır. Kendi alan adınızda satış yaptığınız andan itibaren tüm yükümlülükler size geçer.

Bir başka gri alan, platformun kendi kampanyalarıdır. Platform bir indirim kampanyası başlattığında ürün fiyatı, stok taahhüdü ve teslim süresi yine sizin kontrolünüzdedir; kampanyanın yarattığı talebi karşılayamamak, kusuru platforma yıkarak çözülmez. Kampanya öncesinde stok ve kargo kapasitesini teyit etmek, sonradan yapılacak her açıklamadan daha iyi bir savunmadır.

Kayıttan sonra biten değil, başlayan yükümlülükler

ETBİS kaydı bir kerelik iş değildir. Alan adı değişikliği, unvan değişikliği, adres ve iletişim güncellemesi, yeni satış kanalı eklenmesi veya faaliyetin sonlanması gibi durumlar bildirim gerektirir. Dönemsel beyanların takvimini takip etmek de işletmenin sorumluluğundadır.

Bunu bir hatırlatma sistemine bağlamak en pratik çözümdür. Yıllık tekrar eden görevleri CRM'inizde tanımlayıp sorumlu atamak, "geçen yıl kim yapmıştı?" belirsizliğini bitirir. Müşteri verisini işleme tarafındaki disiplini kurmak için KVKK uyumlu CRM yazısındaki saklama ve silme yaklaşımı iyi bir çerçeve verir.

İlk 30 gün kontrol listesi ve sık yapılan hatalar

Sıralama önemlidir: önce tüzel kişilik ve alan adı, sonra ETBİS başvurusu, sonra sitedeki bilgiler ve metinler, sonra ileti izinleri, en sonda reklam. Reklamı önce açıp metinleri sonra yazmak, en pahalı sıralamadır.

En sık karşılaştığımız hatalar şunlar: alan adının kurucunun kişisel hesabında kalması; başka bir siteden kopyalanmış, unvanı bile değiştirilmemiş sözleşme metinleri; ön bilgilendirme formunun sipariş akışına hiç bağlanmaması; iade koşullarının sitede yazandan farklı işletilmesi; ileti izninin yalnızca bir kutucukla alınıp kaydının tutulmaması; unvan veya adres değiştiğinde kaydın güncellenmemesi. Hiçbiri büyük bir yatırım gerektirmiyor; hepsi ihmalden doğuyor.

Sipariş, iletişim, teklif ve tahsilat kayıtlarını tek yerde tutmak bu işi kendiliğinden kolaylaştırır — bir uyuşmazlıkta aradığınız kanıt zaten aynı ekranda durur. Rocketly'yi ücretsiz hesap açarak deneyebilir, e-ticaret operasyonunuzun müşteri tarafını hukuki iskeletle aynı düzende kurabilirsiniz.