Konsinye satış ve iade faturası

Bir kuyumcunun vitrininde sizin ürettiğiniz kırk parça bilezik duruyor. Hiçbiri satılmadı, ama hiçbiri de sizin deponuzda değil. Ay sonu sayımında sistem “stokta yok” diyor; satış raporuna bakıyorsunuz, orada da bu kırk parça görünmüyor. Ürünler muhasebenizde bir kara deliğe düşmüş durumda. Konsinye çalışan işletmelerin neredeyse tamamı ilk yılında bu tabloyu bir kez yaşar, sonra da “bu iş bize göre değil” deyip modelden vazgeçer.

Oysa sorun konsinye modelinde değil, modelin sisteme kurulmamış olmasında. Bu yazıda konsinye satışın nasıl işlediğini, mülkiyetin ve riskin kimde kaldığını, sevk belgesiyle faturanın neden aynı anda kesilmediğini, konsinye stoğu kendi sisteminizde nasıl izleyeceğinizi, satış bildirimi ile dönemsel mutabakatın nasıl kurulacağını ve satılmayan malın iadesinde iade faturasının hangi mantıkla devreye girdiğini adım adım anlatıyoruz. Sonunda da ön muhasebenizde kurmanız gereken yapının kontrol listesini bulacaksınız.

1Mal sevkiyatı2Bayide konsinye stok3Satış gerçekleşir4Satış bildirimi5Fatura kesilir6Satılmayan iade

Konsinye satış nedir, normal satıştan nerede ayrılır?

Konsinye satış, malı karşı tarafa teslim ettiğiniz ama satış gerçekleşene kadar mülkiyetin sizde kaldığı bir çalışma biçimidir. Halk arasındaki karşılığı nettir: “malı koy, satarsan öde.” Bayi ya da mağaza ürünü rafına alır, müşterisine satar, satılan miktarı size bildirir; siz de yalnızca satılan kısım için fatura keser, satılmayanı geri alırsınız.

Normal satışta ise mal karşı tarafa çıktığı anda iş biter. Mülkiyet devrolur, alacak doğar, fatura kesilir ve o mal artık sizin stoğunuzdan tamamen çıkar. Satılıp satılmaması alıcının problemidir. Konsinyede bu problem sizde kalır — ve tam olarak bu yüzden bayi konsinyeyi sever.

Üçüncü bir kavram daha karışır: emanet ya da numune gönderimi. Emanet, genellikle geçici bir teslim ve geri alma taahhüdüdür; numune ise satış amacı taşımayan, tanıtım için verilen üründür. Konsinyeden farkı, arkasında satış beklentisi ve satış bildirimi mekanizması olmamasıdır.

Konu	Normal satış	Konsinye	Numune / emanet
Mülkiyet	Teslimle alıcıya geçer	Satış anına kadar sizde	Sizde kalır
Fatura zamanı	Sevkle birlikte	Satış bildiriminden sonra	Kural olarak yok
Stok kaydı	Stoğunuzdan çıkar	Ayrı konumda sizde durur	Ayrı konumda sizde durur
Satılmazsa	Alıcının sorunu	Size iade edilir	Geri istenir

Hangi işlerde konsinye gerçekten işe yarar?

Konsinye, ürünün rafta görünmeden satılamadığı ve bayinin riski üstlenmekte tereddüt ettiği alanlarda hayat kurtarır. Kuyum ve saat işinde parça değeri yüksektir, hiçbir mağaza vitrinini kendi parasıyla doldurmak istemez. Kozmetik ve kişisel bakımda koku, doku ve deneme kritiktir; müşteri raftaki ürünü eline almadan karar vermez. Kitap ve yayıncılık sektörünün neredeyse tamamı bu modelle döner; kitapçı satamadığını yayınevine geri gönderir. Tekstilde sezon riski, yedek parçada geniş çeşit derinliği, gıdada ise raf ömrü aynı sonuca çıkar: bayi “dursun, satarsam öderim” der.

Ortak nokta şu: konsinye, bayinin nakit riskini sizin bilançonuza taşıyarak dağıtım ağınızı hızla genişletmenizi sağlar. Bunun karşılığında siz de bağlı sermayeyi, kayıp riskini ve takip yükünü üstlenirsiniz. Kanal satışının bütününü nasıl kurgulayacağınızı bayi ve partner satışını CRM ile yönetmek yazısında, sektörel işleyişi ise toptan ve distribütör işletmeleri için CRM yazısında ayrıntılı ele alıyoruz.

Mülkiyet sizde, mal karşıda: risk kimin üzerinde?

Konsinyenin muhasebeyi karıştıran tek cümlesi budur: mülkiyet sizde, fiziksel konum karşı tarafta. Mal hâlâ sizin varlığınızdır, bilançonuzda stok olarak durur, ama onu ne siz görürsünüz ne de sayabilirsiniz. Bu ayrımı sisteminde kuramayan işletme iki hatayı birden yapar — stoğunu olduğundan az, kârını ise olduğundan yüksek görür.

Risk paylaşımı sözleşmeye bağlıdır ve baştan yazılmazsa her kayıp tartışma konusu olur. Genel yaklaşım, malın karşı tarafın deposunda bulunduğu sürece koruma ve muhafaza sorumluluğunun onda olmasıdır; hırsızlık, yangın, su baskını gibi durumlarda kimin sigortasının devreye gireceği açıkça yazılmalıdır. Sigorta poliçesinin “üçüncü şahıs deposundaki mal” kapsamını içerip içermediğini kontrol etmeden konsinye ağı kurmayın.

Konsinye mal, sizin bilançonuzda duran ama sizin göremediğiniz tek varlıktır; onu görünür kılmayan her sistem, aslında kârı da görünmez kılar.

İrsaliye ile fatura neden aynı anda kesilmez?

Normal satışta sevk belgesi ile fatura çoğu zaman birlikte hareket eder. Konsinyede bu ikisi bilinçli olarak ayrışır: mal fiziksel olarak çıktığı için bir sevk belgesi düzenlenir, ancak satış henüz gerçekleşmediği için fatura kesilmez. Belgenin üzerine gönderimin konsinye amaçlı olduğu açıkça yazılır; aksi hâlde hem karşı taraf hem denetim tarafı bunu normal satış zanneder.

Sevk belgesinin ne işe yaradığını, elektronik düzenin nasıl işlediğini ve hangi bilgilerin bulunması gerektiğini irsaliye ve e-İrsaliye rehberimizde anlatıyoruz. Buradaki kritik nokta belge tipini karıştırmamak: sevk belgesi malın nereye gittiğini, fatura ise alacağın ne zaman doğduğunu gösterir. Konsinyede bu iki tarih birbirinden haftalar, bazen aylar ayrılır.

Belge düzeni, iade faturası uygulaması ve konsinyenin muhasebeleştirilmesi ülkeye ve yürürlükteki mevzuata göre değişir; kendi durumunuz için mutlaka mali müşavirinize danışın.

Konsinye stoğu kendi sisteminizde nasıl izlersiniz?

Çözümün özü basittir: konsinye malı stoğunuzdan düşmeyin, ayrı bir konuma taşıyın. Ön muhasebenizde her bayi için sanal bir depo ya da stok konumu açarsınız — “Konsinye / Ankara Bayi” gibi. Mal çıktığında ana depodan bu konuma transfer edilir. Toplam stok değişmez, ama nerede olduğu bellidir.

Bu yapı kurulduğunda üç soruya anında cevap verebilirsiniz: elimde kaç adet var, sahada kaç adet var, hangi bayide ne kadar bekliyor. Stok konumu, parti/seri numarası ve varyant takibini nasıl kuracağınıza dair temelleri stok takibi ve envanter yönetimi yazısında bulabilirsiniz. Rocketly'nin ön muhasebe tarafında ürün, varyant ve barkod bazında stok hareketlerini konum ayrımıyla izleyebilir, her bayinin elindeki konsinye bakiyesini ayrı bir liste olarak görebilirsiniz.

• Ayrı stok statüsü: Konsinye mal “satılabilir stok” havuzuna karışmamalı, çünkü onu bir başka müşteriye söz veremezsiniz.
• Bayi bazında kırılım: Hangi üründen hangi bayide kaç adet olduğunu tek ekranda görmelisiniz; toplam rakam tek başına hiçbir işe yaramaz.
• Gönderim tarihi damgası: Her konsinye hareketine çıkış tarihi işlenmeli ki sahada kaç gündür bekleyen mal olduğunu ölçebilesiniz.
• Geri dönüş beklentisi: Sözleşmedeki iade süresi sistemde bir hatırlatmaya bağlanmalı; kimse takvimi ezberden takip edemez.

Satış bildirimi ve dönemsel mutabakat

Konsinyenin kalbi satış bildirimidir. Bayi belirli aralıklarla — haftalık ya da aylık — hangi üründen kaç adet sattığını size raporlar. Bu bildirim, faturanın dayanağıdır. Bildirim düzensizse fatura da düzensiz olur, cari hesap da.

Bildirimi e-posta ekindeki tablolarla toplamak, konsinye modelini çökerten en yaygın alışkanlıktır. Bayiye kendi stoğunu ve satışını girebileceği bir arayüz verdiğinizde bildirim kendiliğinden düzenli hâle gelir; bu yaklaşımın kurulumunu B2B bayi sipariş portalı kurmak yazısında ele alıyoruz. Dönem sonunda ise iki tarafın rakamları karşılaştırılır: siz kaç adet gönderdiniz, bayi kaç adet sattı, elinde kaç adet kaldı? Bu üçlü tutmuyorsa arada kaybolan mal vardır. Sayısal mutabakatın yöntemini cari hesap mutabakatı nasıl yapılır yazısında adım adım anlatıyoruz.

Faturalandırmanın zamanlaması

Konsinyede fatura, malın çıktığı anda değil, satışın gerçekleştiği bildirildikten sonra kesilir. Pratikte iki yaklaşım görülür. Birincisi, her satış bildirimi geldiğinde o dönemin satılan miktarı için tek bir toplu fatura düzenlemek; küçük parça değerli ürünlerde en pratik yol budur. İkincisi, yüksek değerli tekil ürünlerde — kuyumda olduğu gibi — satış gerçekleştikçe parça bazında fatura kesmek.

Hangi yolu seçerseniz seçin, faturanın hangi bildirime dayandığı izlenebilir olmalı. Fatura satırıyla bildirim satırı eşleşmediğinde, aylar sonra “bu kalemi faturaladık mı?” sorusuna kimse cevap veremez. Fatura ile bildirimi aynı kayıt üzerinden ilişkilendiren bir sistem, bu sorunun sorulmasını bile engeller.

Satılmayan malın iadesi ve iade faturası mantığı

Konsinyede iade iki tamamen farklı senaryoda ortaya çıkar ve bu ikisini karıştırmak en pahalı hatadır.

Henüz faturalanmamış malın geri dönüşü

Bayi satamadığı malı geri gönderiyorsa ve o mal için hiç fatura kesilmediyse, ortada bir satış hiç doğmamıştır. Yapılması gereken şey iade faturası değil, bir sevk belgesiyle malın geri alınması ve stok konumunun ana depoya güncellenmesidir. Cari hesapta hiçbir hareket olmaz, çünkü zaten alacak doğmamıştı.

Faturalanmış malın geri dönüşü

Bayi satış bildirdi, siz fatura kestiniz, sonra müşteri üründen döndü ya da bildirimde hata çıktı. Burada alacak doğmuş olduğu için düzeltilmesi gerekir. Genel uygulamada malı geri veren taraf bir iade faturası düzenler ya da satıcı düzeltme belgesi keser; hangisinin geçerli olduğu tarafların mükellefiyet durumuna ve ülke mevzuatına göre değişir. Bu ayrımı kendi başınıza kurgulamayın, mali müşavirinizle netleştirin.

İade sürecinin operasyonel tarafını — talebin alınması, ürünün teslim alınması, kontrol edilmesi ve kapatılması — nasıl standartlaştıracağınızı ürün iadesi ve RMA süreci yazısında anlatıyoruz. Konsinyede bu akış, tekil müşteri iadelerinden farklı olarak toplu ve dönemsel işler; tek seferde onlarca kalem geri gelebilir.

İade gelen mal hangi durumda geri giriyor?

Geri gelen malı otomatik olarak satılabilir stoğa almak, konsinyede yapılan sessiz ama yıkıcı hatadır. Aylarca vitrinde durmuş bir ürün solmuş, ambalajı ezilmiş, etiketi yıpranmış olabilir. Gıda ve kozmetikte raf ömrü tükenmeye yaklaşmıştır. Tekstilde sezon geçmiştir.

Bu yüzden iade girişini bir kontrol adımı olmadan yapmayın. Gelen her kalem için üç sonuçtan biri seçilmeli: yeniden satılabilir olarak ana depoya, ikinci kalite ya da indirimli satış havuzuna, veya imha/hurda kaydına. Bu ayrımı yapmayan işletme, stok değerini gerçekte olmayan bir rakam üzerinden taşır. Sahada yaşlanan ve geri dönen malın işletmeye maliyetini ölçmek için stok devir hızı ve stok yaşlandırma analizi yazısındaki yöntemleri konsinye konumlarına da uygulayın.

Cari hesap görünümü ve konsinyenin gizli maliyetleri

Konsinyede cari hesap, normal bayi ilişkisine göre daha yanıltıcıdır. Bayinin size borcu yalnızca faturalanmış kısımdır; sahadaki mal bir alacak değildir, bir varlıktır. Bu ikisini aynı ekranda karıştırırsanız ya alacağınızı olduğundan yüksek görürsünüz ya da sahadaki riski hiç göremezsiniz. Borç-alacak dengesini doğru kurmanın temelleri için cari hesap takibi rehberimize göz atabilirsiniz.

Modelin görünmeyen maliyetleri ise şunlardır: üretim ya da alım için harcadığınız para satış gerçekleşene kadar sahada bağlı kalır; kaybolan, kırılan, çalınan malın peşine düşmek ayrı bir mesai ister; sahada yaşlanan stok değer kaybeder; ve bayi iflas ederse elinizdeki malın akıbeti hukuki bir konu hâline gelir. Konsinye kârlı bir modeldir, ama ancak bu maliyetleri ölçebiliyorsanız.

Sözleşmede ve sistemde netleşmesi gereken maddeler

Konsinye ilişkisinin tamamı iki yerde yaşar: sözleşme ve sistem. Sözleşmede satış bildirim sıklığı, ödeme vadesinin hangi tarihten başladığı, iade süresi ve iade koşulları, hasarlı malın kimin zararı olduğu, sigorta sorumluluğu, sayım hakkı ve fiyat değişikliğinin sahadaki mala nasıl yansıyacağı yazılmalıdır. Bunların hiçbiri “nasılsa anlaşırız” kategorisinde değildir.

Sistem tarafında ise şu kurulum yeterlidir: her bayi için ayrı konsinye stok konumu, gönderim ve iade için ayrı hareket tipleri, satış bildirimini kaydeden bir alan, bildirime bağlı fatura, dönemsel mutabakat raporu, iade süresi yaklaştığında tetiklenen otomatik hatırlatma ve bayi bazında sahada bekleyen mal raporu. Rocketly'de bu akışı ön muhasebe, görev ve iş akışı otomasyonu bileşenlerini birlikte kullanarak kurabilir; bildirimi gecikmiş bayiler için otomatik hatırlatma tetikleyebilirsiniz.

Konsinye, doğru kurulduğunda dağıtım ağınızı hızla büyüten, yanlış kurulduğunda ise stoğunuzu ve kârınızı aynı anda bulanıklaştıran bir modeldir. Farkı yaratan şey ürün değil, malın nerede olduğunu her an bilebilmenizdir. Bayi stoğunu, satış bildirimini, faturayı ve iadeyi tek sistemde birleştirmek istiyorsanız Rocketly hesabınızı ücretsiz oluşturup konsinye akışınızı ilk bayinizle birlikte kurmaya başlayabilirsiniz.