Karşılıklı eylem planı (MAP): alıcıyla ortak bir kapanış takvimi

Anlaşmaların çoğu, alıcı "hayır" dediği için ölmez. Güçlü bir demodan sonra herkes başını sallar, el sıkışılır ve sonra hiçbir şey olmaz. İşte karşılıklı eylem planı tam da bunun sessiz çözümüdür: sizin ve alıcının, imzaya giden her adımı birlikte yazdığı, her birine bir tarih koyup sahibini belirlediği tek bir ortak belge.

Bu yazı pratik bir rehber niyetinde: bir MAP'in içinde gerçekte ne var, konuyu bastırıyormuş gibi görünmeden nasıl açarsınız, takvimi alıcının kendi son tarihinden geriye doğru nasıl kurarsınız ve — dürüst olmak gerekirse — bir MAP ne zaman zahmete değmez.

Karşılıklı eylem planı tam olarak nedir

Jargonu bir kenara bırakınca, karşılıklı eylem planı (kimi zaman "kapanış planı" da denir) kapanış için ortak bir yapılacaklar listesidir. İki tarafın da görebileceği bir yerde durur. "Beğendik" ile "imzalandı ve çalışıyor" arasındaki adımları, her birinin yanında bir tarih ve bir sahiple sıralar.

Yükü taşıyan kelime karşılıklı. Bu, CRM'inizde saklı iç kontrol listeniz değildir. Alıcıyla birlikte yazılır ve alıcının kendi adımlarını — bütçe onayını, güvenlik incelemesini, hukuk okumasını — bilerek içine alır; yani normalde göremeyeceğiniz, hele hiç etkileyemeyeceğiniz adımları.

İki kişilik bir yazılım firmasının, orta ölçekli bir lojistik şirketine sevkiyatını yönetecek bir sistem sattığını düşünün. Anlaşma; operasyon müdürüne, mali işler direktörüne, bir BT sorumlusuna ve hukuktan birine dokunur. Bu kişiler arasındaki her devir, anlaşmanın sessizce tıkanabileceği bir noktadır. MAP, bu görünmez devirleri adı ve tarihi belli adımlara çevirir.

İyi anlaşmalar neden sessizleşir

Can sıkıcı gerçek şu: tıkanan anlaşmalar genelde kaybedilmiş anlaşmalar değildir. Alıcı sizi hâlâ seviyor. Ama sizin anlaşmanız sizin haftanızın en önemli işiyken, onun listesinde belki dokuzuncu sıradadır. Onun da bir asıl işi var; sizin satın almanızı ilerletmek, o işin üstüne binen fazladan bir yüktür.

Böylece demo biter, herkes heveslidir, sonra içerideki temasınız kendi yangınlarını söndürmeye döner. "Müdürüme sorayım." "Bayramdan sonra tekrar konuşalım." Bunlar yalan değil; sadece bir sonraki adımı kimsenin sahiplenmediği ve ona bir tarih iliştirilmediği zaman olan şey.

Bu aslında bir ilgi sorunu değil, bir ivme ve netlik sorunudur. Bir fırsat pipeline'ı yönetiyorsanız bu tabloyu bilirsiniz: belli bir aşamada haftalarca, görünür bir sebep olmadan bekleyen umut vaat eden fırsatlar. MAP tam buna saldırır; bir sonraki adımı ve tarihini kaybedilmesi imkânsız hâle getirir.

Bir MAP'in içinde gerçekte ne olur

Tek sayfada tutun. Proje yönetimi Gantt şemasına benzeyen bir MAP insanları korkutur; ortak bir alışveriş listesine benzeyen bir MAP kullanılır. Pratikte beş sütun yeter: adım, tek satırlık açıklama, sahip, hedef tarih ve durum.

1Demo özeti2Teknik inceleme3Teklif4Hukuk ve satın alma5İmza6Başlangıç

Adımlar işten işe değişir ama tipik bir akış şöyle görünür:

• Teknik doğrulama: alıcının işe yaradığını kanıtlamak için ihtiyaç duyduğu her şey — bir güvenlik anketi, kısa bir deneme, mevcut araçlarıyla bir entegrasyon kontrolü.
• Referans veya kanıt: mevcut bir müşteriyle bir görüşme ya da belgelenmiş bir sonuç; böylece içerideki savunucunuz sizi anlatırken arkası sağlam olur.
• Ticari kısım: teklif ve fiyatlandırma, alıcının kendi takvimine bağlanmış hâlde; iyi bir teklif takibinin güzel rakamların soğumasını engellediği yer burasıdır.
• İç onaylar: bütçe onayı, satın alma ve hukuk incelemesi — karşı tarafta olup normalde göremeyeceğiniz adımlar.
• İmza ve başlangıç: sözleşme ve gerçek kurulumun ya da devreye alışın ilk günü.

Somut bir satır şöyle görünebilir: Adım — güvenlik incelemesi; Açıklama — BT ekibinin veri güvenliği anketini yanıtlaması; Sahip — alıcı tarafındaki BT sorumlusu; Tarih — bu ayın sonu; Durum — beklemede. Tek bir satır bile, sorumluluğu havada bir niyet olmaktan çıkarıp adı ve tarihi belli somut bir işe dönüştürür.

Alıcının iç adımlarını plana yazmak, hem en tuhaf gelen hem de en çok işe yarayan kısımdır. "Hukuk incelemesi — 5 iş günü" diye yazmak onu gerçek kılar, gerçek olan şeyler de takvime girer.

Baskı katmadan bunu nasıl önerirsiniz

Temsilcilerin korktuğu an: satışı zorluyormuş gibi görünmeden bir alıcıdan planı birlikte imzalamasını nasıl istersiniz? İşin sırrı, her şeyi sizin kotanız değil onun hedefi etrafında çerçevelemek.

"Bunu yeni sezondan önce devreye almak istediğinizi söylemiştiniz. Devirlerde hafta kaybetmemek için adımları birlikte geriye doğru haritalayalım mı?"

Bu bir talep değil, bir hizmettir. O sıkıcı takvim işini onun yerine yapmayı teklif ediyorsunuz. Ve sessizce başka bir şey daha yapar: anlaşmanın gerçek olup olmadığını size söyler. Gerçekten almaya niyetli bir alıcı, bir takvime yirmi dakika ayırır. Ayırmayan biri, çeyrek sonunda değil şimdi bilmeniz gereken bir şeyi anlatıyordur.

Bunu bir toplantıda sözlü açmak zorunda da değilsiniz. Çoğu zaman en doğal yol, görüşmenin hemen ardından atacağınız kısa bir mesajdır: üzerine konuştuğunuz adımları maddeler hâlinde yazıp "eksik ya da yanlış bir şey var mı?" diye sormak. Alıcı listeyi düzeltmeye ya da bir adım eklemeye başladığı an, plan kâğıt üstünde sizin değil, gerçekten ikinizin olmuştur.

Takvimi karar tarihinden geriye doğru kurun

Çoğu plan ileriye doğru kurulur — "önce şunu yaparız, sonra belki bunu" — ve tarihlerin kaymasının tam yolu budur. MAP'i bunun yerine geriye doğru kurun. Alıcının devreye almak istediği tarihten başlayın ve bugüne doğru geriye yürüyün.

Devreye alış için, diyelim ki iki hafta önce imzalanmış bir sözleşme gerekir. İmza için hukukun bir hafta öncesinde bitirmiş olması gerekir. Hukukun önünde nihai bir teklif olmalıdır. Teklif için teknik incelemenin tamamlanmış olması gerekir. Böylece gündelik bir "önümüzdeki çeyrekte konuşuruz", alıcının kendi söylediği son tarihle gözle görülür biçimde çarpışır — ve planı birlikte kurduğunuz için bu çarpışmayı o da görür.

Dürüstçe pay bırakın. Satın alma ve hukuk, toplantıda iddia edilenden her zaman daha uzun sürer. Hukukun iki gün sürdüğünü varsayan bir plan, ilk kaymada güvenilirliğini yitirir. Geç bir aşamada bir rakip girerse, bu geriye dönük takvim onun tam olarak nereye sızması gerektiğini de gösterir; rakip karşılaştırma kartlarınızı hazırlarken işe yarayan bir bilgi.

Geriye doğru kurmanın gizli bir faydası daha var: aciliyeti sizin değil, takvimin kendisinin yaratmasıdır. "Bu hafta karar verin" demek zorunda kalmazsınız; alıcı, kendi hedef tarihine yetişmek için hangi adımın ne zaman bitmesi gerektiğini kendi gözüyle görür. Baskıdan doğan aciliyet dayatma gibi hissettirir; ortak bir takvimden doğan aciliyet ise mantık gibi. İkincisi çok daha kalıcıdır.

İzleyiciler değil, sahipler

Her adımın bir sahibi olur. "Mali işler ekibi" değil — adıyla bir kişi. Ortak sahiplik, çoğu zaman kimsenin sahipliğidir; bir departmana ait adım, sessizce bekleyen adımdır.

Karşılıklı eylemplanıİç şampiyonEkonomik alıcıBT / güvenlikHukukSizin ekibiniz

İç şampiyonunuzun unvanını hak ettiği yer burasıdır. Sizin dokunamayacağınız adımların sahibi odur: mali işler direktörünü aynı odaya getirmek, güvenlik incelemesini planlamak, hukukun peşine düşmek. Alıcı tarafında tek bir adımın altına adını yazacak kimse yoksa, elinizde bir şampiyon değil, dost bir muhatap vardır — ki bu çok başka bir şeydir.

Kendi tarafınızda da adımlarınızı aynı görünürlükle sahiplenin. Alıcı, "teklif teslim edildi — salı" adımını söz verdiğiniz gün tamamladığınızı gördüğünde, kapanışın aslında üstünde yürüdüğü o küçük, sıkıcı güven oluşur. MAP bu anlamda en dürüst kapanış tekniklerinden biridir: numara yok, sadece iki tarafın da onayladığı ortak bir plan.

Planı canlı tutmak

Bir kez yazdırılıp unutulan bir MAP, hiç olmamasından beterdir; çünkü tutmadığı bir söz vermiştir. Onu yaşayan bir belge ve her görüşmenin gündemi olarak görün. Her aramayı aynı soruyla açın: plana göre neredeyiz?

Bir tarih kaydığında — bazıları kayacaktır — onu sessizce değil açıkça öteleyin. Kayma bir başarısızlık değil, bir bilgidir. Güvenlik incelemesi iki hafta gecikiyorsa, bu artık iki tarafın da etrafında plan yapabileceği bir gerçektir; ortak görünürlük, kaymayı yalnız sizin değil alıcının da hissetmesi demektir.

Bir de ritim belirleyin. Haftada bir mi yoksa iki haftada bir mi konuşacaksınız, planı kim güncelleyecek? Küçük bir ekipte bu genelde sizsiniz; ama güncellemeyi mümkünse alıcıyla birlikte, ekranı paylaşarak yapmak en iyisidir. Çünkü bir tarihi onun önünde değiştirmek, o tarihi ikinizin birden sahiplendiği anlamına gelir — tek taraflı gönderilen bir güncelleme ise çoğu zaman okunmadan kaybolur.

Ne zaman gerek yok

Dürüst olalım, MAP her anlaşma için değildir. Biri sitenizden aylık küçük bir pakete abone oluyorsa, ondan bir takvimi birlikte yazmasını istemek yalnızca canını sıkacak abartılı bir yüktür. İşlemsel ve self-servis satışların bu mekanizmaya ihtiyacı yoktur.

MAP, bir anlaşma gerçekten karmaşık olduğunda değerini kanıtlar: birden çok paydaş, haftalar ya da aylar, birden fazla kişiye bağlı bir imza. Basit bir test — alıcı tarafında karara dokunan üç veya daha fazla kişinin adını sayabiliyorsanız, planı kurun. Sayamıyorsanız, iyi bir "sonraki adım" e-postası ve temiz bir pipeline sizi daha iyi taşır.

Sıkça sorulan sorular

Karşılıklı eylem planı, anlaşmaları zorla kapatmaz. İyi fırsatları sessizce öldüren iki şeyi ortadan kaldırarak kapatır: belirsiz bir sonraki adım ve tanımsız bir sahip. Onu alıcıyla birlikte kurun, son tarihinden geriye doğru tarihleyin ve gerçekler değiştikçe dürüst tutun. Rocketly gibi araçlar planı fırsata bağlı tutarak her temsilcinin ve yöneticinin aynı takvimi görmesini sağlar — ama asıl iş o konuşmadır ve onu yapmak size düşer.