Özel rapor oluşturucu ile kendi satış raporunu kurma

Her satış yöneticisi eninde sonunda aynı duvara toslar. Pazartesi toplantısı başlar, biri "peki gerçekte nasıl gidiyoruz?" diye sorar ve dürüst cevap üç ayrı dışa aktarımın, kimsenin tam güvenmediği bir tablonun ve rakamları en son kimin hesapladıysa onun aklının içinde dağılmış haldedir. Temiz bir cevap ortaya çıktığında soru çoktan değişmiş olur. Veri baştan beri oradaydı; sadece ekibin birlikte bakıp inanabileceği bir biçimde hiç bir araya getirilmemişti.

Özel rapor oluşturucu tam da bu boşluğu kapatır. Bir talep formu doldurup analistin sırasını beklemek yerine, herkes boş bir tuvali açıp neyi ölçeceğini seçebilir, işin gerçekte düşündüğü gibi dilimleyebilir ve sonucu kaydederek aynı soruyu gelecek hafta tek bir manuel adım olmadan yanıtlatabilir. Bu yazı bir satış raporunda hangi metriklerin yer alması gerektiğiyle ilgili değil; oluşturucunun kendisiyle ilgili: ham CRM kayıtlarını güvenebileceğiniz canlı bir cevaba dönüştüren boyutlar, ölçüler, filtreler, gruplama, kaydetme ve zamanlama.

1Boyut seç2Ölçü ekle3Filtre uygula4Grupla5Kaydet, zamanla

Rapor oluşturucu tam olarak nedir?

Rapor oluşturucu, CRM verinizin üzerinde duran ve sorgu yazmak yerine alan seçerek rapor kurmanızı sağlayan kodsuz bir araçtır. Satırları ayrı bir programa dışa aktarıp her ay formülleri yeniden kurmuyorsunuz; ekibin her gün içinde çalıştığı aynı canlı kayıtları gösteriyorsunuz. Rapor kaynaktan okuduğu için asla bayatlamaz, yarın açtığınızda gece kapanan fırsatları yansıtır. İyi oluşturucular bir veritabanından çok bir yapı taşı setine benzer: sayılacak bir şey seç, dilimleme yolu seç, bir filtre ekle, karşına bir grafik ya da tablo çıksın. Parçaları anlamak işin tamamıdır ve bu parçalar çoğu insanın sandığından azdır. Bir kez bu mantığı kavradığınızda, her yeni soru için sıfırdan başlamak yerine aynı birkaç bileşeni farklı biçimlerde birleştirdiğinizi fark edersiniz. Hangi sayıların sayfaya gireceğine hâlâ karar veriyorsanız, bu ayrı bir zanaattır ve satış raporu nasıl hazırlanır yazısında ele alınır; burada soruyu bildiğinizi varsayıp onu kurmaya odaklanıyoruz.

Boyutlar ve ölçüler: iki temel yapı taşı

Neredeyse her rapor iki malzemenin birleşimidir ve bu ikisini ayırt edebildiğiniz an neredeyse her şeyi kurabilirsiniz.

Boyutlar, "neye göre"

Boyutlar, boyunca dilimlediğiniz kategorik eksenlerdir: fırsat sahibi, satış aşaması, lead kaynağı, ürün, şehir veya ay. Bir sorudaki "neye göre" kısmını yanıtlarlar. "Kaynağa göre gelir" ve "aşamaya göre fırsat" ifadeleri önce bir ölçü, sonra bir boyut adlandırır. Boyutlar genelde doğrudan CRM veri modelinizdeki alanlardan gelir, kişi, firma ve fırsat kayıtları ile aralarındaki ilişkiler, bu yüzden alanlar ne kadar temizse dökümleriniz o kadar keskin olur.

Ölçüler, "ne kadar"

Ölçüler, toplulaştırılan sayılardır: fırsat adedi, fırsat değeri toplamı, ortalama satış döngüsü veya hesaplanmış bir kazanma oranı. Ölçü her zaman bir toplulaştırmadır, say, topla, ortalama al, en küçük, en büyük, ve boyutun grupladığı her şeye uygulanır. Bir karara karşılık gelen ölçüler seçin; öncü ve artçı sinyallerin karışımı bir raporu dürüst tutar; bu ayrımı öncü ve artçı göstergeler yazısında okumakta fayda var.

Alandan değil, sorudan başlayın

En sık yapılan hata, oluşturucuyu açıp ilginç görünen her alanı içine sürüklemektir. Sonuçta hiçbir şeyi yanıtlamayan geniş, gürültülü bir tablo elde edersiniz. Güçlü raporlar, işin gerçekten yanıtlanmasını istediği tek bir cümleden başlar, sonra onu çevirir. Araca dokunmadan önce soruyu yüksek sesle kurmayı deneyin:

• "Bu çeyrek lead kaynağına göre kazanma oranımız nedir?" demek ölçü: kazanma oranı; boyut: kaynak; filtre: bu çeyrek.
• "Hangi temsilcinin müzakerede en çok değeri takılı kaldı?" demek ölçü: değer toplamı; boyut: sahip; filtre: aşama müzakere.
• "Ortalama fırsat büyüklüğü aydan aya nasıl seyretti?" demek ölçü: ortalama değer; boyut: ay.
• "Fırsatlar en uzun nerede takılıyor?" demek ölçü: aşamada ortalama gün; boyut: aşama.

Her cümle tek bir ölçüye, bir ya da iki boyuta ve bir filtreye temiz biçimde oturur. Soruyu bir cümlede kuramıyorsanız, rapor da okunabilir olmayacaktır.

Filtreleme: önemli olan dilime daralmak

Filtreler, herhangi bir gruplama yapılmadan önce hangi kayıtların hesaba gireceğine karar verir. Bariz olanları tarih aralıklarıdır, ama asıl güçlü numara dinamik filtrelerdir, rapor her çalıştığında yeniden değerlendirilen kurallar. "Kapanış tarihi bu çeyrek", "sahip mevcut kullanıcı" ya da "aşama açık" demek, kimse tarihleri düzenlemeden raporun sonsuza dek doğru kalması demektir. Statik filtre bir anı dondurur; dinamik filtre hareketli bir hedefi tarif eder. Ekibin sürekli tekrar kullandığı bir filtre bileşimine ulaştığınızda, kimse sıfırdan kurmasın diye onu yeniden kullanılabilir, paylaşılabilir bir görünüme yükseltin, aynı disiplin kayıtlı filtreler ve özel görünümler yazısında anlatılıyor. Filtreleri VE/VEYA mantığıyla birleştirerek çok dar ya da çok geniş dilimler arasında ince ayar yapabilirsiniz. İyi seçilmiş bir filtre kümesi, çoğu zaman ekibin güvendiği rapor ile sessizce elle yeniden kontrol ettiği rapor arasındaki farktır.

Gruplama ve dökümler

Gruplama, düz bir listenin içgörüye dönüştüğü yerdir. Tek boyuta göre gruplayın, alt toplamları elde edersiniz, sahip başına değer, aşama başına adet. İkinci bir boyutu birincinin içine yerleştirin, bir matris çıkar: satırlarda kaynak, sütunlarda ay, her hücrede kazanma oranı. Ham bir pipeline'ın üzerine akıl yürütebileceğiniz bir şeye döndüğü an budur ve bu, huni ve darboğaz analizinin doğal tamamlayıcısıdır; gruplanmış döküm, tam olarak hangi aşamanın kan kaybettiğini gösterir. Gruplama sırasını değiştirmek bile hikâyeyi değiştirir; önce kaynağa sonra aya gruplamak ile tersi, aynı veriyi farklı sorulara yanıt verir hâle getirir. Yuvalamayı sığ tutun. İki seviye gruplama, bir insanın tek bakışta okuyabileceğinin genelde tavanıdır; üçüncüsü zarif matrisinizi kaçmaya çalıştığınız gürültülü dışa aktarıma geri çevirir.

On saniyede okunamayan bir rapor, rapor değildir; artık analiz etmeniz gereken ikinci bir veri kümesidir.

Doğru görselleştirmeyi seçmek

Oluşturucu seve seve bir grafik çizer, ama grafiğin yerini hak etmesi gerekir. Zaman içindeki eğilim çizgi ister; bütünün parçaları on dört dilimli bir pasta değil çubuk ister; ekibin her gün izlemesi gereken tek bir sayı, etrafında hiçbir şey olmayan büyük ve yalın bir kutu ister. Okuyucunun kesin rakamlara ya da aynı anda çok sütuna ihtiyacı olduğunda tablolar hâlâ kazanır. Amaç, kimse etiketi okumadan önce şeklin anlamı taşımasıdır; bunun ardındaki disiplini veri görselleştirme ilkeleri yazısından içselleştirmekte fayda var. Birbiriyle ilgili birkaç görünüm tek ekranda bir araya gelmesi gerektiğinde artık rapor değil, bir satış panosu kuruyorsunuz demektir ve oradaki yerleşim kararlarının kendi kuralları vardır.

Kaydetme, paylaşma ve zamanlama

Her hafta yeniden kurduğunuz rapor bir angaryadır; kaydedilmiş rapor bir varlıktır. Boyutlar, ölçüler ve filtreler doğru olduğunda, raporu bir meslektaşın tanıyacağı bir adla kaydedin, "Kaynağa göre kazanma oranı, bu çeyrek", "Rapor 7"den iyidir. Paylaşım sonra bir yetki sorusuna dönüşür: bazı raporlar kişisel karalama defteridir, bazıları ekibin ortak doğruluk kaynağıdır ve ikisi birbirine benzememelidir. Raporlarınızı klasörlere ayırmak ve tutarlı bir adlandırma düzeni kullanmak, ekip büyüdükçe doğru raporu saniyeler içinde bulmanızı sağlar. Son yükseltme zamanlamadır: raporu açmayı hatırlamak yerine, size gelmesini sağlayın. Herkesin gelen kutusundaki pazartesi sabahı özeti, kimsenin tıklamadığı bir bağlantıdan daha çok davranış değiştirir; bu da zamanlanmış ve otomatik raporların tüm mantığıdır. Rocketly, bir raporu görünüm olarak kaydetmenize, role göre paylaşmanıza ve zamanlamaya bağlamanıza izin verir; böylece cevap, kimse sormayı akıl etmeden gelir.

Hesaplanmış ölçüler: kendi formülünüzü kurmak

En güçlü raporlar çoğu zaman ham alanlarda hiç bulunmayan bir sayıyı gösterir. Kazanma oranı, ortalama fırsat büyüklüğü, aşamada geçen ortalama gün ya da bir dönüşüm yüzdesi; bunların hepsi hesaplanmış ölçülerdir, yani mevcut alanlardan bir formülle türetilir. İyi bir oluşturucu, iki ölçüyü bölmenize, bir farkı almanıza ya da bir sayacı bir toplama oranlamanıza izin verir. Böylece "gelir" ve "fırsat adedi" gibi iki basit alandan "fırsat başına ortalama gelir" gibi anlamlı bir gösterge üretirsiniz.

Hesaplanmış ölçülerde en sık hata paydadadır. Kazanma oranını tüm fırsatlara mı yoksa yalnızca kapanmış fırsatlara mı böldüğünüz çıkan sayıyı tamamen değiştirir; hâlâ açık olan fırsatları paydaya katarsanız oran yapay biçimde düşük görünür. Bu yüzden her hesaplanmış ölçünün tanımını, özellikle neyin paya neyin paydaya girdiğini, bir kez netleştirip yazılı tutun. Bir formülü doğru kurduğunuzda onu bir kez kaydeder ve her raporda aynı, tutarlı tanımı yeniden kullanırsınız.

Yönetişim: tek doğruluk kaynağını korumak

Herkese bir oluşturucu vermenin riski metrik kaymasıdır, üç kişi "kazanma oranını" üç ayrı şekilde tanımlar ve her toplantı, işin kendisi yerine rakamlar üzerine bir tartışmayla başlar. Bunu az miktarda yönetişimle önleyin. Her temel ölçünün tanımında bir kez anlaşın ve yazın. Kimin ortak rapor yayımlayabileceğine, kimin yalnızca özel rapor kaydedeceğine karar verin. Raporların beslendiği alanları standartlaştırın ki "kaynak" her zaman aynı değer listesini ifade etsin. Oluşturucu veriye erişimi demokratikleştirir; hafif bir yönetişim, bu erişimin bir düzine çelişkili doğruluk sürümüne parçalanmasını engeller.

Örnek uygulama: kaynağa göre kazanma oranı

Hepsini birleştirin. Bu çeyrek, ekibiniz için hangi lead kaynaklarının gerçekten kapandığını bilmek istiyorsunuz. Oluşturucuyu açın ve ölçüyü kazanma oranına ayarlayın, kazanılan kapanmış fırsatların tüm kapanmış fırsatlara bölümü. Birincil boyutu lead kaynağı yapın ki her kaynak bir satır olsun. İki filtre ekleyin: kapanış tarihi bu çeyrek, dinamik olduğu için ileri kayar, ve sahip ekibinizde. Yatay çubuk grafik seçin ki kaynaklar en iyiden en kötüye tek bakışta sıralansın. Artık hikâye açıktır: tavsiyeler, ücretli aramanın dokunamayacağı bir oranda kapanıyor ve bütçeyi buna göre kaydırabilirsiniz. Kaydedin, ekiple paylaşın ve pazartesi sekize zamanlayın. Gelecek çeyrek hiçbir şey değiştirmezsiniz, dinamik filtre pencereyi sizin için çoktan ilerletmiştir. Aynı raporu bir sonraki çeyrek yeniden açtığınızda, ekibin nasıl geliştiğini görmek için geçmiş çeyrekle yan yana koyabilirsiniz. Oluşturucunun tek seferlik rapora üstünlüğü budur: soruyu bir kez kurarsınız, o kendini yanıtlamaya devam eder.

Rapordan karara

Rapor oluşturucunun amacı daha güzel grafikler değil; bir soru ile bir karar arasındaki mesafeyi kısaltmaktır. Ekipteki herkes güvenilir bir cevabı birkaç dakikada kurabildiğinde, toplantılar tabloları uzlaştırmakla değil, bundan sonra ne yapılacağıyla ilgili olmaya başlar. Bu hafta tek bir gerçek soruyla başlayın, düzgünce kurun, kaydedin ve zamanlayın, sonra aynısını bir sonraki soru için yapın. Bu raporları bayat dışa aktarımlar yerine canlı pipeline verisi üzerinde kurabileceğiniz bir yer istiyorsanız, ücretsiz Rocketly hesabınızı oluşturun ve ilk kayıtlı raporunuzu bugün kurun.