Что такое проформа-инвойс и как её составить?

Когда клиент говорит «сначала пришлите предложение или предварительный счёт, мы согласуем и вернёмся», обычно ему нужна проформа-инвойс. Проформа — это предварительный документ в форме предложения, который готовится для ещё не состоявшейся сделки; в нём указаны цена, количество, условия поставки и оплаты. Несмотря на название, это не официальный счёт: он не создаёт бухгалтерской проводки, не порождает НДС или налог на доход и сам по себе не требует оплаты. Тем не менее это один из самых используемых документов в торговле — потому что до сделки он ставит обе стороны на одну страницу, вызывает доверие и переводит переговоры на письменную основу. В этом материале мы объясняем, что такое проформа-инвойс, чем она отличается от настоящего счёта, что должна содержать и как её подготовить шаг за шагом.

Что такое проформа-инвойс?

Название происходит от латинского «pro forma» — «для формы»: документ, похожий на счёт, но без финансовых обязательств. Продавец письменно заявляет, по какой цене, в каком количестве и на каких условиях поставки и оплаты будет предложен товар или услуга. Покупатель изучает документ; если условия подходят, подтверждает заказ, при необходимости платит аванс или запускает внутреннее согласование. После согласования сделка совершается, и продавец выставляет настоящий счёт. Коротко: проформа — это обещание, а настоящий счёт — доказательство того, что обещание выполнено.

Использование проформы полностью законно, но не обязательно. Ключевой момент: проформа никогда не заменяет официальный счёт. После поставки товара или услуги настоящий счёт (электронный или бумажный) должен быть выставлен в срок, который требуют ваши местные правила.

Проформа против настоящего счёта

Путать их — распространённая ошибка с реальными последствиями, поэтому различия стоит назвать чётко. Назначение: проформа предлагает условия до сделки; настоящий счёт создаёт финансовую запись после неё. Юридическая сила: проформа не является официальным документом и не заносится в учёт; настоящий счёт обязателен и создаёт отношения «должник-кредитор». Налоги: проформа не порождает НДС; настоящий счёт рассчитывает и отражает НДС. Сроки: проформа выставляется до подтверждения заказа, настоящий счёт — после поставки. Одной строкой: проформа информирует и предлагает; счёт доказывает, что сделка состоялась.

Что должна содержать проформа-инвойс

Хорошо составленная проформа включает всё, что нужно покупателю для решения, ясно и полностью. В самом верху крупно пишут «ПРОФОРМА-ИНВОЙС», чтобы было ясно: это не официальный счёт. Далее — данные продавца (название, адрес, контакты, при необходимости налоговый номер), данные покупателя, дата выписки и срок действия — указание срока проясняет, как долго действуют цены, и предотвращает недоразумения. В теле перечисляются позиции товаров/услуг, каждая с описанием, количеством, ценой за единицу, ставкой НДС при необходимости и итогом. В конце — условия оплаты, условия поставки, а для экспорта — Incoterms и банковские реквизиты.

Когда используется проформа?

Проформа особенно полезна в нескольких ситуациях. В импорте и экспорте покупателю она нужна, чтобы начать таможенные процедуры, открыть аккредитив или уточнить условия до заказа; в международной торговле это почти ежедневный документ. В крупных и проектных сделках клиент просит подробное предложение, чтобы получить одобрение бюджета или ускорить закупку. В сделках с авансом клиент изучает проформу, принимает условия, платит аванс — и работа начинается. Её также часто запрашивают в тендерах и корпоративных согласованиях для планирования бюджета. Общее у всех этих сценариев — потребность в письменном согласии до окончательной сделки.

Как подготовить проформу-инвойс

На практике проформу можно готовить в Word/Excel, но такой подход провоцирует ошибки в позициях и разрозненный учёт. Более надёжный путь — использовать модуль проформы/предложения в инструменте первичного учёта или в системе предложений: один раз ввести позиции, цены и НДС, сформировать презентабельный PDF и отправить клиенту. Главное преимущество появляется после согласования. Когда клиент говорит «да», вместо повторного ввода тех же позиций вы превращаете проформу в настоящий счёт одним кликом — экономя время и устраняя ошибки копирования. Это естественный мост от этапа предложения к сделке.

Если рассматривать проформу как часть процесса продаж, а не изолированный документ, всё меняется. Управление цепочкой предложение → согласование → заказ → счёт → оплата в одном месте чётко показывает, какое предложение ждёт, какое превратилось в счёт и какой платёж просрочен. Наш подробный материал об управлении предложениями поможет усилить первое звено этой цепочки.

Частые вопросы

Нужны ли на проформе печать или подпись? Нет; печать или подпись не превращают её в официальный счёт. Однако когда клиент ставит печать и утверждает проформу, это часто используется как коммерческое подтверждение «я принимаю условия». Когда после проформы выставляется настоящий счёт? Когда сделка совершается или заказ подтверждён; после поставки настоящий счёт должен быть выставлен в срок по вашим правилам. Существует ли тип «e-архив проформа»? Нет; проформа не является официальным типом электронного документа. Вы готовите её электронно как PDF и после согласования превращаете те же данные в электронный счёт.