Что такое облачная (cloud) CRM? Против локальной

Один из фундаментальных вопросов, с которым вы столкнётесь при выборе CRM, — «облачная или на нашем собственном сервере?». Сегодня большинство современных CRM облачные — то есть ПО работает не на вашем компьютере или сервере, а на серверах провайдера, и вы получаете доступ к нему через интернет. В этом материале мы разбираем, что такое облачная CRM, её отличие от локальной (on-premise) установки и её преимущества и недостатки.

Цель — вывести понятие «облако» из технического жаргона и, как владелец бизнеса, ясно понять, что эта модель вам приносит и почему это правильный выбор для большинства бизнесов.

Что такое облачная CRM?

Облачная (cloud) CRM — модель CRM, где ПО работает не на вашем устройстве, а на серверах провайдера, доступных через интернет. То есть вам не нужно устанавливать и обновлять программу; вы получаете доступ к вашей CRM отовсюду с интернетом, через веб-браузер или приложение. Ваши данные хранятся в безопасных дата-центрах, управляются и резервируются провайдером. Эта модель обычно предлагается с ежемесячной или ежегодной подпиской (SaaS — ПО как услуга). Облачная CRM стала стандартом для современного бизнес-ПО — потому что она предоставляет бизнесам большое удобство и гибкость.

Облачная против локальной (on-premise) CRM

Доступ & обслуживаниеМодель стоимостиБезопасность & масштабДоступ отовсюду, без обслуживанияОблачная против локальной CRM

Есть две базовые модели. Облачная CRM: работает на серверах провайдера, доступна через интернет; не требует установки/обслуживания, оплачивается по подписке. Локальная (on-premise) CRM: ПО устанавливается на ваш собственный сервер; оборудование, обслуживание и обновления — ваша ответственность, обычно требует большой предоплаты. Эти две модели различаются в трёх измерениях: доступ и обслуживание (облако отовсюду, без обслуживания; локальная ограниченная и требующая обслуживания), модель стоимости (облако подписка, локальная большая предоплата) и безопасность/масштаб. Для большинства малого бизнеса облако и легче, и экономичнее. Это различие разбирается шире в типах CRM.

Как работает облачная CRM?

1Зарегистрируйся2Используй сразу3Доступ отовсюду4Авто-обновление5Масштабируй по нужде

Использование облачной CRM чрезвычайно просто. Вы регистрируетесь (создаёте аккаунт, установка не требуется). Вы начинаете использовать сразу (ПО готово, вы входите из браузера). Вы получаете доступ отовсюду (офис, дом, телефон — везде с интернетом). ПО авто-обновляется (новые функции приходят от провайдера, без вашего усилия). И вы масштабируете по нужде (добавляете/убираете пользователей, меняете ваш план). Этот поток устраняет беспорядок традиционной установки ПО — у вас мощная CRM без технической команды или серверной комнаты.

Преимущества облачной CRM

У облачной CRM много преимуществ. Доступность: вы получаете доступ отовсюду с интернетом, с любого устройства — в поле, дома, в дороге. Низкая начальная стоимость: вместо большой инвестиции в оборудование/лицензию вы платите предсказуемую подписку. Нет обслуживания: сервер, обновления, резервирование — работа провайдера; вы фокусируетесь на вашем бизнесе. Автоматические обновления: вы всегда используете самую актуальную версию. Быстрый старт: установка занимает минуты, а не недели. Эти преимущества делают облачную CRM идеальной особенно для малого бизнеса с ограниченными техническими ресурсами — у вас мощный инструмент без сложной инфраструктуры.

Доступ отовсюду и мобильная работа

Возможно, самое трансформирующее преимущество облачной CRM — доступ отовсюду. Ваша команда больше не привязана к офису: продавец может достичь информации о клиенте в поле, менеджер может видеть пайплайн продаж из дома, каждый может получить доступ к тем же актуальным данным отовсюду. Это критично особенно для полевых команд и удалённой/гибридной работы. Пока в локальной CRM данные заперты на офисном сервере, в облачной CRM данные готовы всегда, везде, для всех. Эта доступность позволяет команде работать более гибко и более связанно — необходимость современного делового мира.

Модель стоимости: подписка против инвестиции

Самое конкретное различие между двумя моделями — структура стоимости. Локальная CRM обычно требует большой предоплаты: серверное оборудование, лицензия ПО, установка и постоянная стоимость обслуживания. Облачная CRM, напротив, работает с моделью подписки: предсказуемая ежемесячная или ежегодная плата, обычно на пользователя. Это большое преимущество особенно для малого бизнеса — у вас мощный инструмент без траты большого капитала, и вы можете масштабировать стоимость по вашей нужде. Также стоимость обслуживания, обновлений и инфраструктуры включена в плату за подписку; вы не имеете дела со скрытыми затратами. Предсказуемая и гибкая стоимость — одна из привлекательных сторон облачной модели.

Безопасность и защита данных

Самый часто задаваемый вопрос об облачной CRM — безопасность — и это оправданное опасение. Однако вопреки распространённому мнению, авторитетный облачный CRM-провайдер предлагает более сильную безопасность, чем большинство малого бизнеса могло бы обеспечить самостоятельно: профессиональные дата-центры, шифрование, регулярное резервирование и экспертные команды безопасности. Держать ваш собственный сервер в безопасности требует постоянного усилия и экспертизы; облачный провайдер берёт на себя это бремя. Всё же обращать внимание на практики безопасности и защиты данных при выборе провайдера важно. Особенно соответствие законодательству о защите данных — критический критерий при выборе облачной CRM — где и как ваши данные хранятся и защищаются, должно быть ясно.

Автоматические обновления и непрерывное улучшение

Часто упускаемое, но мощное преимущество облачной CRM — непрерывное и автоматическое улучшение. В локальном ПО новые версии требуют ручного обновления, даже переустановки — и большинство бизнесов застревают на старых, необновлённых версиях. В облачной CRM провайдер доставляет новые функции, улучшения и патчи безопасности в фоне, без какого-либо усилия с вашей стороны. Вы всегда используете самую актуальную и самую безопасную версию. Это означает, что у вашего бизнеса непрерывно эволюционирующий инструмент — более того, без дополнительной стоимости или технических хлопот. ПО, растущее вместе с вами со временем, — важная часть долгосрочной ценности облачной модели.

Выбор правильной облачной CRM

Если вы решили в пользу облачной CRM, следующий шаг — выбрать правильную. Критерии, которые мы разбираем в как выбрать CRM, применяются и здесь: соответствие вашим потребностям, лёгкость использования, цена и поддержка. Специфически для облачной CRM также смотрите на: надёжность доступа (насколько бесперебойен сервис?), безопасность данных и соответствие законодательству, качество мобильного доступа и масштабируемость (может ли она расти, как растёт ваш бизнес?). Также оценка цифровой зрелости вашего бизнеса проясняет, какие функции вам действительно нужны. Правильная облачная CRM удовлетворяет вашу текущую потребность, также адаптируясь к вашему будущему росту.

Частые ошибки

• Считать облако небезопасным: Авторитетный провайдер предлагает более сильную безопасность, чем большинство малого бизнеса могло бы обеспечить.
• Видеть локальное решение как «более контролируемое»: Контроль также означает бремя обслуживания и безопасности; для большинства малого бизнеса это тяжёлая нагрузка.
• Смотреть только на цену: Самая дешёвая подписка дорого обходится, если надёжность доступа и поддержка слабы.
• Игнорировать соответствие законодательству: Где/как данные хранятся и защищаются, должно быть ясно.
• Не думать о масштабируемости: Выбирайте решение, подходящее не вашей текущей потребности, а также вашему росту.
• Забывать о зависимости от интернета: Облачная CRM требует интернета; надёжное соединение существенно.

Стартовый чек-лист

• 1. Примите решение облако против локального. Для большинства малого бизнеса облако легче и экономичнее.
• 2. Смотрите на надёжность доступа. Насколько бесперебойен сервис?
• 3. Проверьте безопасность и соответствие законодательству. Где, как данные защищаются?
• 4. Протестируйте мобильный доступ. Работает ли в поле и в дороге?
• 5. Оцените масштабируемость. Может ли она расти, как растёт ваш бизнес?
• 6. Попробуйте бесплатно. Увидьте реальное использование перед решением.

Часто задаваемые вопросы

Безопасна ли облачная CRM?

С авторитетным провайдером — да — и обычно безопаснее вашего собственного сервера. Причина в том, что облачные провайдеры имеют профессиональные дата-центры, шифрование, регулярное резервирование и экспертные команды безопасности — уровень, который большинство малого бизнеса не могло бы обеспечить самостоятельно. Конечно, это означает, что вам нужно выбирать провайдера тщательно: практики безопасности, политики защиты данных и соответствие законодательству должны быть ясны. Но обобщение «облако небезопасно» неверно — напротив, с правильным провайдером облако — самый безопасный вариант для большинства бизнесов. Что важно — проверять стандарты безопасности и защиты данных провайдера.

Если интернет отключится, не смогу ли я получить доступ к моей CRM?

Облачная CRM требует интернет-соединения — это естественный факт модели. В случае отключения интернета ваш доступ может быть временно затронут. Однако сегодня надёжный доступ в интернет стал стандартом для большинства бизнесов, и мобильная связь также предлагает резерв. Некоторые CRM могут также предлагать ограниченные офлайн-функции. На практике зависимость от интернета не большая проблема для большинства бизнесов — и преимущества доступа отовсюду, отсутствия обслуживания и автоматического обновления, которые предоставляет облачная модель, предлагают ценность далеко за пределами этой малой зависимости. Всё же надёжное интернет-соединение важно для облачной CRM.

Мои данные в руках провайдера, разве это не риск?

Это законное опасение, но его следует понимать правильно. Авторитетный провайдер обязан держать ваши данные безопасными и конфиденциальными и обычно предлагает более профессиональную защиту, чем вы могли бы обеспечить. Что важно — ясно понимать политики защиты данных провайдера, где данные хранятся, и его соответствие законодательству. Также подтвердите, что ваши данные принадлежат вам, и вы можете их экспортировать при необходимости. С правильным провайдером нахождение ваших данных в облаке — не риск, а уверенность — потому что профессиональное резервирование и безопасность прочнее, чем на вашем собственном сервере. Не выбрать неправильного провайдера — реальная ответственность здесь.

Облако или локальное лучше для малого бизнеса?

Для большинства малых бизнесов облако — намного лучший выбор. Причина проста: у малого бизнеса обычно нет сервера, технической команды и инфраструктуры обслуживания — и настроить/поддерживать их — большое бремя и стоимость. Облачная CRM устраняет это бремя: нет установки, нет обслуживания, предсказуемая подписка и доступ отовсюду. Локальные решения обычно имеют смысл для крупных организаций с большими, специфическими потребностями и собственной IT-инфраструктурой. Для малого бизнеса облако экономичнее, легче и гибче. Так что почти все современные CRM для малого бизнеса облачные.

Облачная CRM — современная модель, где ПО работает не на вашем сервере, а на серверах провайдера, и вы получаете доступ к нему через интернет — и сегодня это стандартный выбор для большинства бизнесов. По сравнению с локальной (on-premise) установкой она предлагает доступ отовсюду, низкую начальную стоимость, отсутствие обслуживания, автоматические обновления и лёгкую масштабируемость. Опасения безопасности обычно необоснованны: авторитетный провайдер даёт более сильную защиту, чем большинство малого бизнеса могло бы обеспечить. Её секрет кроется в выборе правильного провайдера — с точки зрения надёжности доступа, безопасности, соответствия законодательству и масштабируемости. Особенно для малого бизнеса с ограниченными техническими ресурсами облачная CRM — самый умный способ иметь мощный инструмент без сложной инфраструктуры.